Особенности учета подотчетных сумм

Для обобщения данных о состоянии расчетов проводятся бухгалтерские записи сумм по счетам. В частности, учет расчетов ведется с сотрудниками, которые предоставляют вклады на различные нужды. Вопрос: Каким образом в бухгалтерском учете учреждения через бухгалтера должны быть приняты печати учреждения для оплаты печати в налоговой декларации учреждения? В октябре были приобретены марки на сумму 800 рублей. В этом же месяце все марки были израсходованы. Налогоплательщики (налоговые должники, налоговые инспекторы) могут направить по форме налоговую декларацию и по почте с описью вложенных документов. В этом случае датой представления налоговой декларации (расчета) считается дата отправки описи вложения (п. 1, 3 ст. 80, п. 4 НК РФ). Показать ответ.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Вопрос: При какой сумме заработной платы сотрудника бухгалтером были произведены удержания для оплаты командировочных расходов и не возвращены в срок? Сотрудник вернулся из командировки и своевременно представил вышеуказанный отчет. В соответствии с ним остаток неиспользованного бухгалтером (аванса), ранее выданного фондом наличными, составил 5 500 руб. В установленный срок работник не произвел окончательный расчет за отчет. По приказу директора и с письменного согласия работника суммы, не удержанные из заработной платы работника, удерживаются у источника выплаты. Доходы и расходы подлежат учету в целях налогообложения. Показать ответы.

Для получения денег на счет работник должен написать заявление. Определите выданную сумму и цель расходования. Список ответственных лиц определяется порядком их должностей. Список должен содержать четкую информацию.

Например, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить 10 000 рублей на справочные цели. Выдавать больше этой суммы он не может. Однако есть исключение для командировок. Человек, отправляющийся в командировку, может получить любую сумму. Однако для отправки его в командировку должен быть соответствующий приказ.

Вопрос: Можно ли установить дату, на которую следует считать назначение налога на прибыль, оформленную первичным документом, составленным должником и поданным обязанным лицом? Показать ответы.

В список обязанных лиц может быть включено только ответственное лицо. То есть это директор, его заместители, начальники отделов и складов. Несовершеннолетние не являются ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен предоставить отчет о своих расходах. К нему он обязан приложить документ, который готовит заранее и подтверждает направление расходов. Отчет отправляется в бухгалтерию. Сотрудник не может получить новую сумму, пока не представит отчет по старому отчету.

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив?

Пассив должника — актив или пассив — вопрос, с которым сталкивается каждый новичок. Как возникает обязательство должника? Этот счет представляет собой учет взаиморасчетов по обязательствам, где частью баланса является оформленная задолженность — читайте об этом в нашей статье.

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Активно-пассивный счет 71 «Кредиторская задолженность по обязательствам на счете» используется для контроля за учетом расчетов лиц с обязательствами. На нем отражаются суммы, выданные работникам, в ведении которых находится этот счет.

Важно: если сотрудник не заработал деньги от имени сотрудника, а потратил свои собственные, он больше не подотчетен, и 71 счет не будет использован для очистки счета. О том, как компенсировать сотруднику потраченные им деньги в этом случае, читайте в разделе «Что делать, если бухгалтер потратил свои собственные деньги?». .

Следовательно, дебетовое сальдо 71 счета отражает общую сумму задолженности должника перед предприятием (дебиторская задолженность), а кредитовое сальдо — задолженность агентства перед работником (кредиторская задолженность).

Полную форму счетов 71 в разных ситуациях можно увидеть в КонсультантПлюс. Тестовый доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В балансе (форма 1), как и в случае с другими обязательствами, счета, подлежащие оплате, отражаются либо на балансе (для требований), либо пассивно (для обязательств). Эти счета не могут быть удалены.

То есть на стороне баланса отражается дебетовое сальдо, если сотрудник не был обязан выплатить сумму, которую ему выдали, или если на пассивной стороне сотрудник показывает сумму, которая слишком велика для его средств.

Подробнее о технике составления баланса читайте в статье Составление баланса (пример).

Как правило, срок погашения задолженности по сумме счета не превышает одного года, поэтому он обычно учитывается как краткосрочный и классифицируется в балансе.

ПРИМЕЧАНИЕ: К 2020 году бухгалтерская отчетность представляется только в электронном виде. Печатные формы больше не принимаются. Подробнее об изменениях в правилах бухгалтерского учета см.

В упрощенной форме бухгалтерского баланса дебетовое сальдо счета 71 включается в строку «Финансовая и прочая фактическая занятость», а кредитовое сальдо — в строку «Обязательства».

Подробнее о том, кто может использовать упрощенную форму бухгалтерского баланса, читайте в статье Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых и средних предприятий.

Корпоративные карты сегодня становятся все более популярными. В большинстве случаев первое лицо компании, иногда умный бухгалтер, тратит средства компании на личные нужды. Что делать бухгалтеру в этом случае? Должен ли он удерживать налоги и платить взносы? Как простить такие долги? Как отразить действия в бухгалтерском и налоговом учете? Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и прочитайте ответы на вопросы о «проблемах» с корпоративными картами.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 «Расчеты» — это отдельный счет, предназначенный для отражения сумм, выданных сотрудникам компании. Разберитесь в особенностях его применения. Опишите правила регистрации и выбытия.

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ утверждено 94Н, что счет 71 «Расчеты с дебиторами» предназначен для отражения действий, связанных с выдачей и возмещением сумм обязательств.

Что такое ответственный отчет? Это определенная сумма денег от организации, выданная работнику на определенную цель. Цель расходования средств и срок отчетности строго ограничены. По истечении указанного времени необходимо предоставить отчет о понесенных расходах. Проще говоря, деньги выдаются авансом, но при условии, что сотрудник предоставит отчет — в этом и заключается суть счета.

Например, секретарю компании выдали 100 рублей из фонда в качестве аванса на покупку папки и отправку письма. Когда казначей отправляет письмо, на почте ему выдают квитанцию или чек. Это платежные документы, которые секретарь прикладывает к отчету, подтверждая факт целевого расходования средств.

Подотчетные средства могут быть выданы на любые цели.

Займы и кредиты сотрудникам нельзя отражать на счете 71. Для этого предназначен отдельный счет — 73-. Некоторые компании, желая упростить учет и избежать налогов, оформляют краткосрочные займы сотрудникам через счет 71. Это является преступлением.

Правила выдачи денег подотчет

Учреждения обязаны разработать и самостоятельно утвердить процедуру сверки с обязательствами. Например, создать единый резерв в приложении к учетной политике. Лимиты и правила рассчитываются компанией индивидуально.

Основные требования к созданию расчета с бухгалтером:

Выдача денег производится на основании письменного заявления сотрудника или по указанию руководителя. Получатель денег обязан подписать кассовый ордер, если средства выдаются наличными из фонда. Во время покупок или поездок бухгалтер должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы нести ответственность за полученные вклады. По возвращении из поездки или по окончании рынка действующий составляет предварительный отчет. К отчету прилагаются подтверждающие документы. Срок составления отчета по учетным средствам составляет три дня.

Характеристика счета 71

Бухгалтерские счета 71 считаются активными делами. Это означает, что на конец отчетного периода баланс счета может иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Это означает, что в конце месяца у сотрудника может возникнуть обязательство. Например, сотрудник только что получил аванс и еще не был упомянут.

Обязательство может возникнуть перед компанией. Например, когда сотрудник потратил собственные деньги на профессиональные нужды или командировку. После того как сотрудник представит предварительный отчет и подтвердит расходы документально, излишняя задолженность списывается со счета.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражается в кредите счета 71.

Нужно ли мне регистрироваться для работы с кредитом счета 71?

По кредиту счета 71 отражается сумма денег, выданная сотрудникам компании авансом на те или иные расходы. Другими словами, это деньги, полученные сотрудником на счет.

Например, бухгалтер выдает наличные из кассы. Остаток «наличных» на счете 50 уменьшается — продажи отражаются по кредиту счета 50. Одновременно отражается выбытие по дебету счета. 71 — сотрудник получил деньги на остаток.

До того, как существующий предоставит авансовый отчет, он становится депозитным — дебетовое сальдо счета. 71.

В противном случае, если сотрудник отчитался о меньшей сумме полученного аванса, образуется дебетовое сальдо. Остаток должен быть возвращен в фонд организации.

По кредиту счета отражается стоимость отчета, которая подтверждается документально. Иными словами, сотрудник представил предварительный отчет, который был проверен и утвержден руководителем.

Затем бухгалтер рассматривает операцию и заносит расходы в отчет. Расходы отражаются по кредиту счета 71. Одновременно уменьшается дебетовое сальдо по счету.

Если подотчетный сотрудник тратит деньги на расходы компании, операция может привести к образованию кредитового сальдо. Компания обязана погасить этот долг. Это означает, что кредитовый остаток подлежит выплате сотруднику, подавшему жалобу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Рассмотрим, как правильно ввести эту информацию на счете 71. В этом разделе описаны стандартные задачи и ответы по счету. Объясните, какие документы вам нужно будет предоставить при оформлении акта.

Подотчет в бухучете

25. 05. 2016 печать Ответственные лица — сотрудники (в том числе совместители) организации, которые получают денежные средства из фонда, при условии предоставления отчетов об их использовании.

Для получения ответственных средств сотрудники обязаны заполнять ведомость при каждом получении средств. Ответственное лицо должно указать сумму, условия, на которых выдаются ответственные средства, подписать и поставить дату на этом заявлении. Издавать приказ с указанием ответственного лица не требуется.

Размер выдаваемых сумм

Закон не устанавливает ограничений по учетным суммам, которые должны быть выплачены сотрудникам.

Однако при оплате расходов ответственное лицо должно представлять предприятие. Поэтому сотрудники, получающие деньги на счет, должны соблюдать лимит наличных расчетов (100 000 рублей по одному договору). Это определено указанием Банка России № 3073-У. 3073-У Банка России от 7 октября 2013 года.

Если сотрудник нарушит установленный лимит расчетов, организацию могут оштрафовать. Размер штрафа составляет 40 000-50 000 рублей.

За это же правонарушение руководитель организации может быть оштрафован на сумму от 4 000 до 5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

 
Пример.
Если сотрудник выплачивает другой организации 100 001 рубль наличными из средств, учтенных по договору подряда (предельный размер расчетов - 100 000 рублей), вашу компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, а руководителя организации - на сумму от 4 000 до 5 000 рублей. Руководитель организации может быть оштрафован на сумму от 4 000 до 5 000 рублей. .
Если сумма, превышающая 100 000 рублей, перечислена сотрудником в фонд другой организации по одному договору, но не по другому (например, по договору купли-продажи товара - 50 000 рублей, по договору поставки - 51 000 рублей), это не образует состава преступления.
Таким образом, ответственное лицо не может выплатить сумму, превышающую 100 000 рублей, на основании договора, но может выплатить сумму, превышающую 100 000 рублей, на основании отчета.

Погашение задолженности по подотчетным суммам

Сотрудники, получающие бухгалтерские суммы, должны быть подотчетны, предоставлять предварительный отчет в бухгалтерию (включая документы, подтверждающие расходы) и возвращать неосвоенные средства в фонд учреждения (суммы, потраченные сверх выданной суммы, могут быть возвращены сотруднику в соответствующем размере).

Обоснованные расходы должны контролироваться и проверяться руководителем организации.

Сотрудники, получившие сумму обязательств по командировочным расходам, должны предоставить авансовый отчет и предоставить в фонд бухгалтера неизрасходованный остаток средств с конца периода, на который был выдан фонд, или с этой даты. Из перечислений в работу.

Амортизацию израсходованных сумм следует отражать по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника.

Требование 20 (26, 10, 08, …) Кредит 71 — произведены расходы за счет денег, ранее выданных на счет.

Возврат неизрасходованных сумм

Если сотрудник возвращает бухгалтеру неизрасходованный остаток в фонде, зарегистрируйте его.

Дебет 50 Редит 71 — возвращены неизрасходованные деньги.

 
Пример.
Сотрудник АО «Актив» получил 1000 рублей аванса на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары в магазине на сумму 980 рублей, сдал их на склад, а оставшиеся деньги (20 рублей) вернул в фонд.
Бухгалтер по учету активов сделал запись.
Начислено 71 Кредит 50
-1000 рублей - выдана глава по счету,
Счет 10 Кредит 71.
-980 рублей - приняты канцелярские товары на основании предварительного отчета работника.
50 Кредиты 71 - Претензии.
-20 рублей - принят в фонд неиспользованный остаток по фонду учета.
После выполнения всех действий сальдо по счету 71 по данному сотруднику равно нулю, так как никаких обязательств перед сотрудником нет.

Если работник приобретает материальные ценности в розничной торговой точке, налоговые органы могут потребовать кассовый чек как подтверждение факта продажи, а также подтверждение понесенных расходов.

Это требование не распространяется на товары, разрешенные к продаже в магазинах розничной торговли без применения кассового аппарата.

В решении Верховного суда РФ от 9 марта 2016 г. № 302-кг16-450 сделан вывод о том, что налогоплательщиков следует убедить в необходимости уделять больше внимания таким объемным документам, подтверждающим затраты и расходы, как товарные чеки.

Небрежно оформленные квитанции о продаже товаров могут привести к непризнанию затрат производственными, включению их в доход работника и удержанию налогов в натуре.

Какие ошибки были допущены на самом деле? Отсутствует информация о том, кто подписал чек. Часто не указывается дата чека. Не заполнены графы «цена команды», «количество» и «подпись продавца». И совсем не обязательно, чтобы все эти недочеты были сделаны в письменном виде.

Списание невозвращенных сумм

Если сотрудник вовремя не вернул подотчетную сумму, отразите это в дебете счета 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 94 Кредит 71 — Отражено несвоевременное возвращение учетной суммы.

Вы можете удержать эту сумму из зарплаты сотрудника.

Заявление 70 Кредит 94 — суммы, не подлежащие возврату, могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Решение о ее удержании может быть принято компанией с согласия должника до истечения месяца после окончания срока, установленного для предварительного возврата.

Если задолженность погашается за счет средств учреждения, то эта сумма должна быть включена в валовой доход работника (ст. 209 ФЗ РФ).

Кроме того, с этой суммы нужно удержать налог на доходы, а также взносы в нефискальные фонды и взносы на «травматизм».

В судебном порядке бухгалтерская сумма может быть взыскана в течение трехлетнего срока исковой давности (статья 196 Гражданского кодекса РФ).

Лучшее решение для бухгалтеров.

Практическая энциклопедия бухгалтера» от BERATOR — это электронная версия, в которой вы найдете оптимальное решение для любой бухгалтерской задачи. Для каждой конкретной темы вам пригодятся: подробные алгоритмы действий и регистраций, примеры из реальной хозяйственной практики, образцы заполнения документов e. berator. ru

Когда банк обязан сообщать данные о клиенте в налоговые органы?

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных бухгалтерских вопросах и перевести сложные документы «с официального на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это просто.