Во-первых, обратите внимание, что все индивидуальные предприниматели и юридические лица, связанные с грузовыми и пассажирскими перевозками, обязаны составлять транспортную накладную. То же самое относится и к компаниям, арендующим транспортные средства (вместе с экипажами). Если арендуется только одно транспортное средство, обязанность иметь маршрут возлагается на арендатора.
В 2023 году произошли некоторые изменения в процессе составления документов.
Информацию о водителях, марках или прицепах/полуприцепах и их электронных номерах грузов теперь можно легко изменить. Также можно регистрировать данные о тестировании работников до и после поездки, при условии, что дистанционная процедура проводилась с помощью телемедицинских технологий. При переходе на электронный документооборот важно заранее определить новые формы в учетной политике учреждения.
При составлении отчетов о расходе ГСМ и фактическом времени работы водителя следует учитывать информацию, полученную из путевого листа. Данный документ является юридическим подтверждением вышесказанного. Он должен быть оформлен в соответствии с приказом Минтранса, Минтранс. 390 от 28.09.2022.
Нюансы учета, если транспорт использует только руководитель
У сотрудников предприятий возникает ряд вопросов, связанных с автомобилями, находящимися в постоянном пользовании руководителя (если арендованный персонал не связан с техникой). В этом случае обязательным является только медицинский осмотр, который важен для проверки документов сотрудником ГИБДД. Технический осмотр потребуется только тем, кто перевозит грузы и/или пассажиров.
Следует отметить, что если организация не включает ГСМ в свой расход, то ФНС может признать это использованием в личных целях физического лица. Такая позиция приводит к начислению подоходного налога на физическое лицо и страховых взносов на руководителя. На практике организации часто приобретают автомобили в лизинг, а руководители используют их в качестве личного транспорта.
При этом в отчетности отражаются платежи по лизингу на наши расходы и не учитывается амортизация. В этих случаях для подтверждения использования автомобиля в служебных целях достаточно оформить хотя бы один внерейсовый билет (в соответствии со статьями 171 и 252 Налогового кодекса РФ).
Образцы некоторых путевых листов
Смоделируйте пассажирский путь дня
Модель путевых листов легкового автомобиля за один месяц
Образцы отгрузок легковых грузовых автомобилей
Актуальные требования для путевых листов в 2023 году
Сегодняшние правила и процесс заполнения транспортных записок, вместе с утверждением обязательных требований и процесса заполнения транспортных записок, были введены в действие с 2021 года с началом действия Приказа Министерства транспорта Российской Федерации. ‘ (ссылка на документ). 152 старого Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года утратил силу.
Основные изменения — по сравнению с требованиями предыдущего года — заключаются в следующем.
Путевой лист легкового автомобиля
Форма 3 предназначена для проверки работы водителя на легковом автомобиле и предоставления отчета о расходе ГСМ.
Скачайте образец с примерами записей и комментариями.
Форма PL-1 используется для учета работы водителя на пассажирском автомобиле одного предпринимателя. Для ее заполнения требуется меньше данных, чем для заполнения обычного маршрутного билета для легкового автомобиля. Однако следует иметь в виду, что эта форма может использоваться только индивидуальными предпринимателями. Кроме того, она может быть использована только при наличии документов, позволяющих осуществлять коммерческую деятельность, поставки и перевозку грузов.
В настоящее время форма ПЛ-1 не считается обязательной для ИП, и вместо нее вы можете использовать как собственную форму 3, так и эту форму (в которой есть вся необходимая информация).
Скачайте образец на примере его заполнения:
Обратите внимание, что в этой форме необходимо указывать таксометрические показания. Бланк создан для смены.
Скачайте образец с примерами записей и комментариями.