Государственным организациям, а также представителям частных компаний и ООО «Крайводснаб» приходится часто заполнять служебные записки. Они имеют важное значение для дальнейшего оформления документу, обоснования проведения встречи или визита представителя внешнего или организации.
Что такое служебка и как написать ее правильно? Служебная записка – это документ, представляющий собой короткое и ёмкое изложение важных фактов или информации. Она служит для того, чтобы ознакомить сведениями своего начальника или других сотрудников.
Виду значению служебной записки следует особое внимание уделить формулировкам и обоснованию ее написания. Например: «Вашему бюджетной организации представляется крайне важное деловое предложение. Довожу до вашего сведения следующую информацию: на прошлой неделе представитель организации ООО «Крайводснаб» провел встречу с представителем вашей организации для обсуждения вопросов по предстоящему проекту по госзакупкам. В этой связи, просьба предоставить ответ по планам вашей организации на ближайший год со строгим соблюдением графика».
Однако, чтобы служебная записка была правильно оформлена и лаконично сформулирована, следует помнить о нескольких основных требованиях:
- Записка должна быть написана четко и легко читаемо.
- Основание написания служебки должно быть четко и правильно сформулировано.
- Записка должна содержать все важные и необходимые сведения.
- Текст записки должен быть лаконичным и содержательным.
- Подписывать служебную записку должен сам ее составитель.
- Оригинал записки необходимо хранить в организации на протяжении определенного срока.
Для того чтобы лучше разобраться в этом вопросе, предлагаю рассмотреть пример служебной записки:
Как и сколько хранить служебные записки
Важные для вашего предприятия служебные записки должны храниться в соответствии с требованиями бюджетной организации и ГОСТом. Обоснование, написанное в служебной записке, имеет большое значение для вашей организации, поэтому правильное хранение этого документа необходимо обеспечить.
Как правило, законодательство не устанавливает конкретные сроки хранения служебных записок. Однако, в зависимости от особенностей вашей организации и внешнего виду служебной записки, вам необходимо определить сроки хранения.
Для заполнения служебной записки необходимо оформить ее в соответствии с ГОСТом и указать основание написания (например, представителем «Крайводснаб»). Важные сведения, влияющие на проведение служебки, следует формулировать ясно и четко.
Виду уровня конфиденциальности служебной записки, рекомендуется указать «Служебная записка» вверху документа и далее с числа и месяца написания записки. Также можно указать важность документа с помощью выделения текста жирным шрифтом или курсивом.
После завершения записи следует указать свое подписание из полных ФИО и должности, а также дату. Документ должен быть адресован конкретному получателю.
После написания служебной записки необходимо правильно хранить ее. Для этого рекомендуется использовать организационно-распорядительные документы, регулирующие хранение и уничтожение документов.
В зависимости от сроков хранения и особенностей организации, служебные записки могут храниться в бумажном или электронном виде. Важно особо внимательно и без ошибок проверить записку перед хранением, чтобы избежать ошибок в информации или формулировках.
Представленный ниже образец написания служебной записки поможет вам правильно оформить документ:
Образец написания служебной записки
Служебная записка
от 01.01.2022 г.
Основание: представителем «Крайводснаб»
Довожу до вашего сведения, что необходимо провести проверку качества поставляемой продукции.
Просьба организовать проверку в соответствии с установленными требованиями и предоставить результаты до 10.01.2022 г.
Подпись: Иванов И.И., главный специалист
Дата: 02.01.2022 г.
Адресат: ФИО и должность адресата
Как правильно оформить служебную записку: заполнение СЗ по ГОСТу
Для оформления служебной записки (СЗ) по государственному стандарту (ГОСТ) необходимо следовать определенным требованиям и общим правилам. В данной статье будет рассмотрено заполнение СЗ по ГОСТу на примере образца внешней организации ООО «Крайводснаб».
Основание для написания служебки – проведение встречи с представителем организации. Дальше? Что делать и как правильно оформить записку?
1. Заполнение верхней части СЗ:
Номер и дата: Указывается номер и дата составления СЗ. Например, СЗ-01/2022 от 15.01.2022 г.
Кому: Указывается кому адресована записка. Например, Директору ООО «Крайводснаб».
От: Указывается ФИО отправителя и его должность. Например, Иванов Иван Иванович, Главный инженер ООО «Крайводснаб».
Копия: Указывается, если необходимо отправить копию записки другим заинтересованным лицам.
2. Заполнение основной части СЗ:
Виду служебного документа: Указывается предназначение записки (например, информационная, ознакомительная, распорядительная и т.д.).
Обоснование: Указывается причина написания записки (например, проведение встречи с представителем ООО «Крайводснаб»).
Содержание: Описываются важные сведения и формулируются вопросы, решение которых требуется от адресата.
Подпись: Ниже содержания записываются ФИО отправителя и его должность.
3. Заполнение нижней части СЗ:
Особенности заполнения СЗ: Указываются требования ГОСТа для оформления СЗ, например, использование определенного шрифта, отступы и т.д.
Хранить сведения: Указывается срок и место хранения записки (например, «Хранить сведения в течение 5 лет в делопроизводстве ООО «Крайводснаб»).
Приложения: Указываются документы, приложенные к записке (если таковые имеются).
Пример оформления служебной записки по ГОСТу:
СЗ-01/2022 от 15.01.2022 г.
Кому: Директору ООО «Крайводснаб»
От: Иванов Иван Иванович, Главный инженер ООО «Крайводснаб»
Виду служебного документа: Информационная
Обоснование: Проведение встречи с представителем ООО «Крайводснаб»
Содержание: Во время встречи обсуждались вопросы сотрудничества между нашими организациями и планирования работ на бюджетный период.
Подпись: Иванов Иван Иванович, Главный инженер ООО «Крайводснаб»
Особенности заполнения СЗ: Согласно государственному стандарту, СЗ должна быть написана на белом бумажном носителе формата А4 и оформлена в соответствии с ГОСТом.
Хранить сведения: Хранить сведения в течение 5 лет в делопроизводстве ООО «Крайводснаб»
Приложения: Отсутствуют
Требования к служебной записке
Оформление служебной записки включает в себя следующие требования:
- Написание служебной записки должно быть осуществлено на официальном бланке организации с указанием ее полного наименования и адреса.
- Заголовок должен содержать слова «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» в крупном шрифте.
- В самой записке необходимо указать дату ее написания и основание, по которому она была составлена.
- Текст записки должен быть коротким, лаконичным и содержать только самое важное.
- Необходимо ясно и четко сформулировать цель и обоснование записки.
- Сведения в записке должны быть представлены в логическом порядке. В начале следует указать информацию об отправителе и адресатах, далее следует изложение основной сути и в конце – заключение, которое может быть предложением о принятии решения или определенными действиями.
- Необходимо указать сроки, в которые требуется принять решение или выполнить определенные действия.
- Особенностью записки является то, что она может быть адресована не только внутри организации, но и внешнему представителю или органу.
- Важной частью записки является ее правильное оформление. Необходимо обратить внимание на грамматику, пунктуацию и стиль написания.
Пример служебной записки:
Организация: ООО «Крайводснаб»
Дата: 10.05.2022
Основание: Встреча с представителями бюджетной организации
Уважаемый Иванов Иван Иванович!
Довожу до Вашего сведения, что 15.05.2022 г. в 10:00 запланирована встреча с представителями бюджетной организации для обсуждения вопросов сотрудничества и внедрения новых проектов.
Прошу Вас принять участие в данной встрече и подготовить необходимые материалы и обоснования по предлагаемым проектам.
Довожу также до Вашего сведения, что встреча состоится по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, офис 101.
Прошу Вас подтвердить своё участие встрече до 12.05.2022 г.
С уважением,
Петров Петр Петрович
Генеральный директор ООО «Крайводснаб»